Online

Uitnodigen ? Registreren ? Accrediteren

Het online registreren van uw congresdeelnemers kent vanzelfsprekend een kop en een staart. Voordat een deelnemer zijn contact- en profielgegevens invoert, moet deze immers eerst zijn uitgenodigd. Dat kan als "gewone" congresdeelnemer, maar misschien ook als spreker, pers, VIP of een wellicht zijn uw congresdeelnemers wel in te delen in verschillende (functie)doelgroepen. Dergelijke verschillende doelgroeptypen kunnen invloed hebben op het congresprogramma met workshops, seminars, plenaire sessies, et cetera. Aan het eind van uw congres dienen de deelnemers wellicht een certificaat te ontvangen, maar veelal moeten de behaalde accreditatiepunten op eenvoudige wijze in het beroepsregister te verwerken zijn. Summit adviseert u niet alleen graag, wij voeren het ook voor u uit. Wij hebben immers vaker met dit bijltje gehakt en weten als geen ander waar wij u kunnen ontlasten. Dat maakt Summit anders.

Belangrijk voor onze opdrachtgevers is het opbouwen van een waardevolle en kwalitatieve database. Dat geldt voor congressen niet anders dan bij andere publieksevenementen. Voor exposanten, partners en/of sponsoren is het belang van kwalitatieve data ook steeds vaker een doorslaggevend argument om deel te nemen aan een congres.

De online congresregistratie werkt voor de deelnemers erg eenvoudig:

Stap 1: de deelnemer vult online persoonsgegevens en profielvragen in
Stap 2: de inschrijver ontvangt een persoonlijk toegangsbewijs per e-mail
Stap 3: bij de entree wordt het bewijs gescand en de gegevens verwerkt
Stap 4: er wordt direct en snel een persoonlijke badge geprint

De omgeving van de inschrijving zal altijd uitgevoerd worden in de look-and-feel van uw congres. Zijn er meerdere doelgroepen tijdens één congres? Dan behandelen we die natuurlijk verschillend. Afhankelijk van het congres is het eenvoudig te bepalen welke onderwerpen/velden er in de online registratie moeten worden verwerkt. Extra's in de online registratie kunnen onder andere zijn:

• registratie van workshops, seminars en andere (plenaire) sessies
• online betaling middels de gebruikelijke creditcards, iDeal/Bancontact of factuur
• koppelingen met een (leden) database/CRM systeem

Na een succesvolle online registratie ontvangt de bezoeker een bevestigingsmail met (als bijlage) een toegangsbewijs. Ter plaatse kan deze worden gescand waarna een badge wordt uitgeprint.

Social Media en registratie

Social Media zijn niet meer weg te denken uit onze huidige maatschappij. Hyves, Linkedin, Twitter, Facebook, wie heeft er tegenwoordig geen Social Media account? Meer en meer wordt duidelijk dat Social Media ook een plek verdient als middel voor interactie met doelgroepen van en rond evenementen.

Congresdeelnemers registreren zich via de registratiewebsite die door Summit wordt ontwikkeld. De online registratie is zodoende een perfect moment voor de integratie van Social Media. Dat kan door hen de mogelijkheid te geven de registratie te "sharen". In dat geval klikt de student op de button van zijn social medium, waarna hij automatisch zijn hele vriendennetwerk op de hoogte stelt van zijn geplande bezoek aan het congres. Eventueel kan op uw website een zogenaamde twitter-wall worden geplaatst waar de tweets van geregistreerde deelnemers worden weergegeven.

Ook kan de deelnemer via de registratiewebsite met één-druk-op-de-knop volger of "friend" worden van uw congres of organisatie. In dat geval kan u de aangesloten deelnemers snel en eenvoudig op de hoogte houden van het laatste nieuws rondom uw congres.

Summit ziet in de nabije toekomst veel mogelijkheden ter uitbreiding van de integratie van Social Media in de bezoekersregistratie. Summit heeft zelfs een eigen Social Media Projectteam opgericht om in 2011 haar klanten op dit vlak optimaal te kunnen bedienen.

Samenwerking op maat

Onze producten en diensten zijn altijd op maat. We kunnen alles aanpassen aan de wensen van iedere opdrachtgever. We denken graag mee en ontwikkelen gebruiksvriendelijke producten zodat u in optimaal contact komt met uw bezoekers en exposanten.

Meer weten?

Bel of mail gerust. We maken graag een afspraak voor een vrijblijvend en goed gesprek. Try us!

Summit Registration & Services

Maliesingel 41
3581 BK Utrecht
T 030 230 79 40
F 030 230 79 50
E info@summit.nl