Summa College artikel over Summit

“We kunnen er nog veel meer uithalen”

De markt beter leren kennen. Vroegtijdig contact leggen en onderhouden met potentiële studenten en hun ouders. Gerichte acties ondernemen in regio’s en op toeleverende scholen waar nog winst te boeken is. Het kan allemaal dankzij Summit, een database met contactgegevens van belangstellende studenten. Deze gegevens kunnen geregistreerd worden bij bezoek aan open dagen, onderwijsbeurzen, meeloopdagen en via de website. De Summit-database van het Summa College bevat nu zo’n 14.000 contacten, een kleine drie jaar na aanschaf van het systeem.

“Wij werken er heel gericht mee bij de werving van studenten”, zegt directeur Wichard Rops van Summa Brood & Banket, Facilitair, Horeca, Recreatie, Sport en Veiligheid. “Wij kenden onze eigen markt eigenlijk onvoldoende. Summit is een hulpmiddel om meer kennis van de markt te krijgen en om al in een vroeg stadium een relatie op te bouwen met potentiële studenten. Nu kunnen we de markt beter analyseren en gericht actie ondernemen in bepaalde regio’s.”

Per post

In enkele gevallen is er bij zijn scholen gekozen voor het uitnodigen van studenten en ouders voor informatiebijeenkomsten en meeloopdagen via de post. “We kwamen er achter dat e-mail aan de jongeren zelf vaak gesloten bleef, maar dat op een schriftelijke uitnodiging aan de ouders wel werd gereageerd. Dankzij Summit beschikken we over die adressen.” Wichard denkt dat er nog veel meer mogelijk is met Summit: “We kunnen er nog veel meer uithalen. Ik zou alle scholen aanraden om ermee aan de slag te gaan, ook als je niet in een directe concurrentiepositie zit. Voor alle scholen is het belangrijk de markt beter te leren kennen.”

‘AANDEEL IN

KRIMPENDE MARKT

VERGROTEN’

CvB-lid Olaf van Nugteren onderschrijft die oproep. “We zien dit jaar al een verandering. We stijgen weliswaar in marktaandeel, maar het absolute aantal studenten daalt. Het is daarom noodzakelijk dat we potentiële studenten vroegtijdig attenderen op het Summa College. Dat kan alleen als je goed analyseert waar de studenten vandaan komen, welke gebieden je mist, maar ook welke studenten belangstelling hebben getoond, maar uiteindelijk niet komen. Summit is daarvoor een uitstekend hulpmiddel, maar daar moet je wel wat voor doen. Wij willen het blijven inzetten voor het vergaren van informatie voor alle scholen van Summa en regelmatig de informatie uit het systeem analyseren. Met gerichte acties kunnen wij ons marktaandeel in een krimpende markt vergroten.”

Ook Summa Bouw & Infra en Wonen & Design maken gebruik van de gegevens uit Summit. “We kijken bijvoorbeeld of er een verband is tussen de herkomst van onze studenten en de scholen en regio’s waar we voorlichting geven in het voortgezet onderwijs. Indien nodig zoeken we contact met scholen waar we geen voorlichting geven en kijken we hoe we ‘witte vlekken’ kunnen invullen”, zegt directeur Harm Deiman. Ook zoeken zijn scholen nu vaker contact met vakdocenten techniek. “Wij merken dat – naast de decanen – die vakdocenten heel belangrijk zijn bij het adviseren van hun leerlingen.”

De scholen van Harm zijn erin geslaagd dit jaar te stabiliseren na vijf jaar van terugloop. “Wij hopen dit jaar opnieuw stabiel te blijven en daarna weer te groeien.” Het is nog te vroeg om al te kunnen bewijzen  dat Summit bijdraagt aan de verbetering. “Daarvoor werken we er nog niet lang genoeg mee, maar het biedt ons wel informatie waarmee we meer kunnen sturen. Er zijn nog verbeteringen denkbaar, zodat we sneller gedetailleerde analyses kunnen maken.”

Werk aan de winkel

Summit is niet meer dan een hulpmiddel, benadrukt Ilse Knijnenberg van Marketing & Communicatie. Ook veel andere onderwijsinstellingen, zoals Avans en Fontys werken ermee. “Maar het is wel een belangrijk hulpmiddel dat veel voordeel kan opleveren. Je moet er actief mee aan de slag gaan. De contactgegevens moeten worden geregistreerd. We weten dus precies wie de belangstellende leerlingen zijn en waar hun interesses liggen, maar ook waar ze vandaan komen en de naam van hun huidige school. We kunnen ze blijven volgen, omdat we elk contactmoment vastleggen, evenals de eventuele uiteindelijke aanmelding. Ik kan data en analyses aanleveren op verzoek van de school, maar ik doe dat soms ook proactief. Ik bied ook ondersteuning in de gerichte wervingsacties, maar de scholen moeten zelf de follow-up doen en de belangstellende leerlingen begeleiden in hun keuzeproces.” Wichard Rops: “Ik merkte in het begin dat er bij docenten een zekere schroom was. Je moet aan bezoekers hun naam en adresgegevens vragen en de veronderstelling was dat zij dat misschien niet leuk zouden vinden. Daar is in de praktijk niets van te merken. De terughoudendheid zit meer bij ons. Ik wil iedereen oproepen daar overheen te stappen. Dit gaat zeker vruchten afwerpen.”